E-Rechnungen – ZUGFeRD

• Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern
• Archivierung elektronischer Rechnungen nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

• ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (dazu reicht ein E-Mail-Postfach; es gibt keine Ausnahmen)
• ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen können; dazu gibt es eine Übergangsfrist (siehe nächster Punkt)
• bis Ende 2026 dürfen alternativ Papierrechnungen ausgestellt werden (bei einem Vorjahresumsatz unter 800000 Euro auch bis Ende 2027)

• Entwicklung unter Beteiligung von Bundesministerien, Verbänden und Unternehmen sorgt für hohe Akzeptanz.
• branchenunabhängiger, internationaler Standard
• freie Zugänglichkeit
• schnelle Implementierung
• einfache Konfiguration
• Einsparung von Druck- und Portokosten (außer bei Kunden, die papierbasierte Rechnungen fordern)
• schnelle und effiziente Arbeitsabläufe
• geringere Fehlerquote durch automatisches Einlesen (bzw. durch Verzicht auf manuelle Eingaben)
• enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß §14 Umsatzsteuergesetz

• eventuell Anpassung/Ertüchtigung bestehender Software notwendig (ERP, Buchhaltung etc.)

• Verringerung von Transaktionskosten und dadurch Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit zu erwarten
• Verbesserung des Cashflows durch früheren Zahlungseingang möglich
• Return on Investment stellt sich meist innerhalb relativ kurzer Zeit ein.

• Verringerung/Entfall manueller Tätigkeitsanteile im Rechnungswesen bei
  • Eingabe eingegangener Rechnungsdaten
  • Handhabung ausgehender Rechnungspapiere

• hybrides Format: bildliche Präsentation der Rechnung im PDF/A-3 Format und strukturierte/maschinenlesbare Daten in einer XML-Datei
• basiert auf den von der CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG)
• ZUGFeRD entspricht der EU-Norm EN 16931, die das einheitliche Kerndatenmodell für elektronische Rechnungen definiert.
• XML und PDF können auch in getrennten Dateien verschickt werden.

• Anpassung interner Prozesse notwendig
• Mitarbeiter müssen von veränderten Arbeitsabläufen überzeugt sein, damit sie akzeptiert und umgesetzt werden (»Mitarbeiter bei der Digitalisierung mitnehmen!«).
• Technische Lösung muss in die bestehende IT-Landschaft integrierbar sein.
• Ein spezieller Blog für ZUGFeRD bietet konkrete Lösungsansätze für die Implementierung in Softwaresystemen: www.ferd-net.de

1. Eigene Rechnungen nur noch als PDF-Anhang an eine E-Mail verschicken.
2. Lieferanten bitten, Rechnungen als PDF-Dokument nur noch an eine spezielle E-Mail-Adresse zu senden.
3. Umsetzung wie unten beschrieben.

Als Rechnungsversender

1. Prüfen, ob vorhandene Software den ZUGFeRD-Standard unterstützt und ggf. entsprechend ergänzen.
2. Prozesse zu Rechnungserstellung und -versand prüfen und ggf. überarbeitete Entwürfe erstellen.
3. Einsatz von ZUGFeRD mit ausgewählten Rechnungsempfängern pilotieren und ggf. Prozessentwürfe weiterentwickeln.
4. Rechnungsempfänger über vorgesehene Veränderung (Wechsel von papierbasiert bzw. E-Mail mit einfachem PDF auf elektronisch als PDF mit der Option ZUGFeRD nutzen zu können) ggf. mit Übergangszeit informieren.
5. Einsatz von ZUGFeRD ausrollen.

Als Rechnungsempfänger

1. Prüfen, ob vorhandene Software den ZUGFeRD-Standard zur Automatisierung von Ablage und Weiterleitungen von Rechnungen unterstützt, und ggf. entsprechend ergänzen.
2. Prozesse zu Erhalt, Verarbeitung und Ablage eingehender Rechnungen prüfen und ggf. überarbeitete Entwürfe erstellen.
3. Einsatz von ZUGFeRD mit ausgewählten Rechnungserstellern pilotieren und ggf. Prozessentwürfe weiterentwickeln.
4. Einsatz von ZUGFeRD freigeben.
5. Rechnungsersteller über gewünschten Erhalt von Rechnungen entsprechend ZUGFeRD informieren, ggf. als Bedingung an zukünftige Auftragsvergabe koppeln.

In Anlehnung an: http://rechnungsaustausch.org/ticker/spectrum-news-zugferd-xrechnung.pdf
FAQ des Bundesfinanzministeriums verfügbar unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html​​​​​​​

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Schmidt G (2016) ZUGFeRD zieht immer größere Kreise. Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. Informationen 62(5):14–15

Engel-Flechsig S (2016) Eine gemeinsame elektronische Rechnung in Frankreich und Deutschland wird Realität. Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. Informationen 62(6):14–16

Seidenschwarz H (2017) Elektronische Rechnungen sind weiter auf dem Vormarsch. Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. Informationen 63(6):11–14

Klas K (2018) E-Rechnung leicht gemacht — Vollgas voraus mit ZUGFeRD 2.0 und XRechnung. Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. Informationen 64(1):16–17

Moszynski I, Behre I (2019) Praxisnah, EU-konform und mit grenzüberschreitender Ausrichtung: ZUGFeRD 2.0 veröffentlicht. AWV-Informationen 65(2):7-8

Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). http://www.ferd-net.de/. Zugegriffen: 7. März 2018

Verband elektronische Rechnung (VeR). https://www.verband-erechnung.org/. Zugegriffen: 7. März 2018