Die Qualifikationsmatrix als Instrument zur Ermittlung des Qualifikations- und Qualifizierungsbedarfs
Ausgangssituation
Im Zuge der demografischen Entwicklung und dem damit verbunden Ausscheiden langjähriger, erfahrener Beschäftigter ist es für Unternehmen sehr wichtig einen Überblick zu haben, welche Beschäftigten über welches Wissen und welche Qualifikationen verfügen und wo (in Zukunft) Wissenslücken beziehungsweise Qualifikationsbedarfe bestehen. Dies ist die Grundlage für die systematische Ableitung von entsprechenden Personalentwicklungsmaßnahmen. Darüber hinaus haben der kontinuierliche Wandel der Arbeitswelt (z. B. technologische Entwicklungen wie die Digitalisierung) sowie innerbetriebliche Entwicklungen (z. B. die Notwendigkeit zur Optimierung von Prozessen, von Qualität oder Termintreue, die Anschaffung neuer Maschinen) Auswirkungen auf den Qualifikationsbedarf von Unternehmen und entsprechend auf die Qualifikationsanforderungen Beschäftigter. Unternehmen stehen daher in der Regel vor der Herausforderung, sowohl den aktuellen als auch den künftigen Qualifikations- und Kompetenzbedarf für das Unternehmen insgesamt und daraus abgeleitet den Qualifizierungsbedarf für die Beschäftigten zu ermitteln [4, S. 5 ff.; 1]. Das entspricht auch dem Tarifvertrag zur Qualifizierung für die Metall- und Elektroindustrie (TV Q) vom 22. April 2006. In § 3 »Feststellung des betrieblichen Qualifikationsbedarfs« wird ausdrücklich die Feststellung des künftigen betrieblichen Qualifikationsbedarfs betont.
Die Qualifikationsmatrix
Die Qualifikationsmatrix ist ein Instrument, das in übersichtlicher Weise die Qualifikationsanforderungen der Arbeitsaufgabe auf der einen Seite und die vorhandenen Qualifikationen Beschäftigter auf der anderen Seite visualisiert. Der Vergleich der Anforderungen (Soll-Qualifikationen) mit dem Qualifikationsstand (Ist-Qualifikationen) von Beschäftigten weist dort, wo Abweichungen bestehen, den Qualifizierungsbedarf aus. Zusätzlich kann die Bereitschaft von Beschäftigten zur anforderungsbezogenen Qualifizierung erfasst werden. Die Qualifikationsmatrix wird auch als »Qualifikations-Kompetenz-Matrix« bezeichnet, da häufig über die fachlichen
Qualifikationen (Kenntnisse, Fertigkeiten, Wissen) hinaus Anforderungen an methodische Kompetenzen (z. B. Problemlösungsfähigkeit), sozialkommunikative Kompetenzen (z. B. Teamfähigkeit) und persönliche Kompetenzen (z. B. Durchsetzungsvermögen, Eigenmotivation, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit) erfasst werden. Eine Qualifikationsmatrix kann im Produktions- und Dienstleistungsbereich sowohl für einzelne als auch für mehrere Beschäftigte eines Bereiches, einer Abteilung erstellt werden (s. Abbildung).
Ziele und Nutzen der Qualifikationsmatrix
- Ermittlung von Qualifizierungsbedarf als Grundlage bedarfs orientierter Qualifizierungsmaßnahmen;
- schnelle Übersicht »auf einen Blick« über die Anforderungsund Qualifikationsprofile;
- vorhandene Kompetenzen von Beschäftigten werden sichtbar und damit nutzbar z. B. für Personaleinsatzplanung oder Vertretungsplanung;
- Basis für eine sachliche Kommunikation über das Thema »Qualifikation«; auch der Beschäftigte sieht, wo er steht und was er braucht;
- in Ergänzung zur Altersstrukturanalyse und -prognose Hinweise auf Schlüsselpositionen, für die eine Nachfolgeplanung und Wissenstransfer nötig werden [5];
- Identifikation von Engpässen oder Überhängen in den Qualifikationen;
- Erfolgskontrolle von Qualifizierungsmaßnahmen;
- Einhaltung der internationalen Norm DIN EN ISO 9001:2015, in deren Kapitel 6.2 »personelle Ressourcen« eine Bedarfsanalyse gefordert wird.
Das ist zu beachten
- Zur Wahrung der Übersichtlichkeit sollten Anforderungsprofile nicht zu detailliert beschrieben werden.
- Sachkosten entstehen, wenn technische Lösungen (Software gestützte Instrumente) genutzt werden.
- Zeitaufwand und personelle Ressourcen müssen einkalkuliert werden, vor allem, wenn Qualifikationsmatrizen zum ersten Mal erarbeitet werden. Ist aber erst einmal die Basis und somit die Transparenz über die Anforderungs- und Qualifikationsprofile geschaffen, sind Anpassungen bei veränderten Qualifikationsanforderungen einfacher zu handhaben.
- Zeitaufwand und personelle Ressourcen müssen für die Gespräche, die Pflege der Daten/Aktualisierung der Angaben bereitgestellt werden.
Schritte zur Erstellung der Qualifikationsmatrix
In der Regel sollten direkte Vorgesetzte den Qualifizierungsbedarf der Beschäftigten ermitteln. Diese sollten auch wissen, welche Anforderungen es gibt und welche Qualifikationen entsprechend benötigt werden. Die vorhandenen Qualifikationen können beispielsweise den Lebensläufen von Beschäftigten entnommen werden, sofern sie Vorgesetzten oder der Personalabteilung vorliegen. Darüber hinaus eignen sich Mitarbeitergespräche (z. B. Zielvereinbarungs-, Personalentwicklungs- oder Qualifikationsgespräche), um Fähigkeiten und Kompetenzen der Beschäftigten zu ermitteln und Qualifizierungsbedarfe zu erörtern [10]. (Reflexions-)Workshops sind geeignet, den Qualifizierungsbedarf für einen Bereich, ein Team zu erarbeiten [6, S. 19 ff.; 1, S. 32 ff.].
Die Erarbeitung einer Qualifikationsmatrix umfasst folgende Schritte [9; 3]:
- Erstellen einer (z. B. Excel-basierten) Formularvorlage (Qualifikationsmatrix);
- Eintragen von Arbeitsaufgabe und Namen des bzw. der Beschäftigten in die Matrix;
- Erarbeiten der Anforderungsprofile (hierzu können auch vorhandene Stellen- und Funktionsbeschreibungen genutzt werden);
- Eintragen der Anforderungen in die Matrix;
- Erhebung der vorhandenen Qualifikationen und Kompetenzen des/der Beschäftigten in Bezug auf die Anforderungen und Eintragen in die Matrix;
- der Qualifikationsstand von Beschäftigten wird in der Matrix mit Hilfe von Symbolen, Buchstaben oder Zahlen gekennzeichnet, zum Beispiel: 1 heißt: erfüllt sämtliche Anforderungen, 2 heißt: erfüllt Anforderungen teilweise, 3 heißt: erfüllt Anforderungen noch nicht
- Vergleich von Soll und Ist: Erfassen der Qualifizierungsbedarfe und -interessen Beschäftigter in Bezug auf die Anforderungen der auszuführenden Tätigkeit.
In der Regel genügt eine Excel-Tabelle. Darüber hinaus gibt es zahlreiche und zum Großteil kostenpflichtige, Software gestützte Tools zur Erstellung von Qualifikationsmatrizen. Diese können im Internet beispielsweise unter dem Stichwort »Software für Qualifikationsmatrix« gefunden werden. Bei Maßnahmen der betrieblichen Berufsbildung sind die Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach §§ 96-98 BetrVG) zu beachten. Geschieht die Erfassung der Ist-Qualifikationen schriftlich, d. h. mit Hilfe eines Fragebogens, hat der Betriebsrat nach § 94 Abs. 1 BetrVG bei der inhaltlichen Gestaltung des Fragebogens ein Mitbestimmungsrecht (§ 94 Abs. 1 BetrVG Personalfragebogen und Beurteilungsgrundsätze).
Erfolgsfaktoren für die Erstellung einer Qualifikationsmatrix
- Einbeziehen der Beschäftigten in die Erarbeitung der Anforderungs- und Qualifikationsprofile (beteiligungsorientierter Ansatz);
- Festlegen der Verantwortlichkeiten für die Qualifizierungsbedarfs ermittlung;
- Sensibilisierung der Führungskräfte für die Notwendigkeit der Qualifizierungsbedarfsermittlung und entsprechende Befähigung durch Qualifizierungsmaßnahmen;
- Regelmäßige Überprüfung der Anforderungen und Ist-Qualifikationen, inwieweit sie noch aktuell sind oder sich verändert haben und die Veränderungen aufgreifen
Ihre Ansprechpartnerin
Dipl.-Soz. Wiss.
Nicole Ottersböck
Wissenschaftliche Mitarbeiterin Telefon: +49 211 542263-25
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Literatur
(1) Adenauer S (2014) Qualifikationsbedarf systematisch ermitteln — Erfolgreich mit strategischer Personalplanung. Leistung und Lohn (553–557):1–71
(2) Das Portal zur Fachkräfte-Offensive / Für Unternehmen / Ihre Werkzeuge / Kompetenzmatrix www.fachkraefteoffensive.de/DE/Fuer-Unternehmen/Ihre-Werkzeuge/Werkzeuge/w-kompetenzmatrix.html.
Zugegriffen: 24. Mai 2022
(3) Gloystein A (o. J.) Die unternehmensspezifische Qualifikationsmatrix — Ein Handlungsleitfaden. SPILL SozialPartnerInitiative Lebenslanges Lernen (Hrsg) Projekt im Rahmen von weiter bilden. Initiative für berufsbegleitende Bildung. www.spill-ernaehrung.de/aus-der-praxis/instrumente-handlungshilfen/qualifikationsmatrix/.
Zugegriffen: 24. Mai 2022
(4) Herr M (2007) Instrumente für eine strategische Personalentwicklung. Deutsches Institut für Erwachsenenbildung (DIE), Bonn. www.die-bonn.de/doks/herr0701.pdf.
Zugegriffen: 24. Mai 2022
(5) ifaa — Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (Hrsg) (2017) Wissensmanagement kompakt. Informationen | Instrumente | Methoden | Praxisbeispiele | Industrie 4.0 & Digitalisierung
(6) Iller C, Sixt A (2004) Handbuch für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs): Ermittlung des betrieblichen Weiterbildungsbedarfs. »LEARN –Lernen und Arbeiten Rhein-Neckar« Arbeitsgruppe 5 »Erhöhung der Weiterbildungsbeteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen in der Rhein-Neckar-Region« (Hrsg) BeKUM pdf. www2.ibw.uni-heidelberg.de/~iller/Handbuch_KMU.pdf.
Zugegriffen: 24. Mai 2022
(7) Kley R (2011) Erfolgreiche Führungsinstrumente in der Produktion. Qualifikationsmatrix und Fördergespräch entwickeln, kombinieren, umsetzen. Vortrag im Rahmen des Projekts SPILL — SozialPartnerInitiative Lebenslanges Lernen. weiter bilden. Initiative für berufsbegleitende Bildung (pdf): www.spill-ernaehrung.de/fileadmin/downloads/gute_praxisbeipiele/2011-09-22_erfolgreiche_fuehrungsinstrumente.pdf.
Zugegriffen: 24. Mai 2022
8) Oldenburg C, Schleicher R, Bau M, Muszeika C, Hensel G, Stark B, Janssen M (2014) Geschäftsstelle der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) c/o Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) (Hrsg) Der erfolgreiche Handwerksbetrieb. Eine Handlungshilfe für gesunde und alternsrobuste Arbeit. Bonifatius Druckerei, Paderborn. 1. Auflage, März 2014 www.inqa.de/DE/Angebote/Publikationen/der-erfolgreiche-handwerksbetrieb.html.
Zugegriffen: 24. Mai 2022. Oder im Internet eingeben: BAuA Der erfolgreiche Handwerksbetrieb
(9) Simon K, Schanz H (2012) Qualifizierung leicht gemacht. Mit systematischer Kompetenzermittlung zur passgenauen Qualifizierungsplanung in KMU. CE Consult, Dortmund. www.ce-consult.com/sozialpartner/pdf/Qualifizierung%20leicht%20gemacht.pdf.
Zugegriffen: 24. Mai 2022