Dr. Stefan Gerlach, Senior Expert für Personaleinsatzplanung und langjähriger Mitarbeiter des Fraunhofer IAO, referierte über smarte Personaleinsatzstrategien, um bei Auftragsspitzen und Zeiten der Flaute stets die adäquate Personaldecke an Bord zu haben.

Gerlach zur Praxis in vielen Unternehmen derzeit: „Auftragsspitzen versucht man mit Wochenendarbeit und durch eine kontinuierlich erhöhte Arbeitsbelastung zu kompensieren. Dauert dieser Zustand zu lange an, so sorgt das für demotivierte Mitarbeitende und erhöhte Krankenstände.“ Auf der anderen Seite: „Bei einer Auftragsflaute, die in vielen Fällen überraschend für das Unternehmen kommt, ist der Personalstand plötzlich zu üppig, und die Produktivität leidet.“

Gerlach verwies auf Beispiel-Szenarien, die zu Umsatzeinbrüchen geführt haben. Infolge der Lehman-Brothers-Krise büßte ein Hersteller von Automatisierungstechnik über einen Zeitraum von 12 Monaten 41 Prozent seines Produktionsvolumens ein. Ein Werkzeughersteller verlor 55 Prozent und brauchte 26 Monate, um das Vorkrisenniveau wieder zu erreichen. Ein am Markt geflopptes Produkt kostete ein anderes Unternehmen über zwei Jahre hinweg 27 Prozent seines Gesamtumsatzes.

Für einen flexibleren Personaleinsatz, um Veränderungen der Auftragslage auszupendeln, empfiehlt Gerlach einen Mix aus verschiedenen Instrumenten:

• Stammbelegschaft: Zeitausgleich über Arbeitszeitkonten;
• Peak-Teams (Teilzeitbeschäftigte, Springer-Pools etc.), um große Spitzen abzuarbeiten;
• Superflex-Teams, bestehend zum Beispiel aus Studenten und Zeitarbeitnehmern.

Weitere Möglichkeiten für flexiblen Personaleinsatz bestehen seinen Ausführungen nach darin, für Auftragsspitzen Abrufkräfte und Springer zu organisieren. Gerlach empfiehlt, Querqualifikationen gezielt aufzubauen und Rotationspools einzurichten. Mitarbeitende aus diesen Pools können in anderen Bereichen eingesetzt werden, wenn dort Personal fehlt. Hebel für mehr Flexibilität beim Personaleinsatz liegen seinen Ausführungen nach zum Beispiel auch in der gezielten Nutzung von Arbeitszeitkonten und dem „Heimgehpotenzial“ bei der Einsatzsteuerung, statt Kapazitätsspitzen als Mehrarbeit auszubezahlen.

In seinem Vortrag stellte Gerlach Unternehmensbeispiele vor, wie Unternehmen Mitarbeitende durch Zeitsouveränität motivieren. So habe Mercedes-Benz sogar „Gleitzeit“ bei der Schichtarbeit seiner Motorenmontage eingeführt: Mitarbeitende gestalten Einsatzplanung, Lage und Dauer ihrer Schichten und Arbeitszeiten nach betrieblichen und eigenen Anforderungen, möglichst direkt und eigenverantwortlich, und leben einen fliegenden Schichtwechsel in Absprache mit der Ablösung.

Am Ende kann solch flexibler Personaleinsatz auch Geld fürs Unternehmen sparen. Dr. Stefan Gerlach präsentierte das Beispiel eines Unternehmens, das 6 Prozent seiner Personalkosten sparte.

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