Der Welttag der Produktivität am 20. Juni lenkt den Blick auf effizienteres Arbeiten – auch in administrativen Bereichen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Prozesse zu verschlanken und Ressourcen gezielt einzusetzen. Die Experten Ralph Conrad und Sebastian Terstegen vom ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft betonen: „Ansätze und Methoden des Lean-Managements aus der Produktion bieten hierfür konkrete Lösungsansätze und unterstützen die zielgerichtete Digitalisierung.“
Produktivität in der Verwaltung steigern
Produktivität bedeutet nicht, mehr Aufgaben zu erledigen, sondern die richtigen Tätigkeiten mit möglichst geringem Ressourceneinsatz umzusetzen. Während Lean-Management in der Produktion etabliert ist, bestehen in Büro- und Verwaltungsbereichen häufig noch Potenziale. Medienbrüche, Doppelarbeiten und unklare Abläufe beeinträchtigen dort oft die Effizienz.
Lean-Management ins Büro übertragen
Die Anwendung von Lean-Prinzipien auf administrative Prozesse hilft, Verschwendung systematisch zu erkennen und zu reduzieren. Ein strukturierter Blick auf Prozessschritte und Wertschöpfung ist der erste Schritt zu transparenten, effizienten und fehlerarmen Abläufen.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Conrad und Terstegen empfehlen folgende Maßnahmen, um das „Schlanke Arbeiten“ praktisch umzusetzen:
- Prozesse analysieren: Abläufe transparent machen und konsequent auf Wertschöpfung ausrichten.
- Verschwendung reduzieren: Wiederholarbeiten und Tätigkeiten ohne Mehrwert identifizieren und abbauen.
- Lean-Methoden nutzen: Instrumente wie 5S, Standardisierung, Visualisierung, Wertstromanalyse, Kennzahlen und Shopfloor-Management auf Verwaltungsprozesse übertragen.
- Digitalisierung gezielt einsetzen: Automatisierungs- und Digitalisierungslösungen dort nutzen, wo sie Mitarbeitende nachweislich entlasten und Prozesse sinnvoll unterstützen.
- Mitarbeitende einbinden: Beschäftigte befähigen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen.
Praxisimpulse aus ifaa-Angeboten
Die ifaa-Veranstaltung „Prozessoptimierung und Digitalisierung im administrativen Bereich – Von der Potenzialerkennung bis zur eigenständigen Verbesserungslösung“ vermittelt Methoden zur Analyse, Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen.https://www.arbeitswissenschaft.net/angebote-produkte/veranstaltungen/prozessoptimierung-und-digitalisierung-im-administrativen
Ergänzend bietet der ifaa-Podcast „Verschwendung im Büro mit Lean-Methoden begegnen“ praxisnahe Einblicke. Ralph Conrad zeigt darin, wie typische Ineffizienzen im Büroalltag erkannt und mit Lean-Werkzeugen reduziert werden können.https://open.spotify.com/episode/7k69hOm14lTMEy6abKTMDa
Produktivität als gemeinsame Aufgabe im Unternehmen
Der Welttag der Produktivität verdeutlicht, dass nachhaltige Effizienzsteigerungen nicht allein durch Technik entstehen. Klare Prozesse, qualifizierte Mitarbeitende und eine konsequente Ausrichtung auf Wertschöpfung sind ebenso entscheidend. Die Verbindung von Lean-Methoden und digitalen Werkzeugen bietet insbesondere in administrativen Bereichen großes Potenzial, Abläufe zu verbessern und Beschäftigte zu entlasten.
